JayaUnited

Une conférence sur la prévention du burnout, montée de zéro en deux mois et demi, avec des fondateurs de plus en plus absents.

Communication & coordination d’équipe, stage Fév. — avr. 2025 Axis Parc

Contexte

JayaUnited était une petite startup en développement personnel. Elle aidait les personnes en burnout par des ateliers et des séances individuelles. J’étais son premier stagiaire, engagé pour aider à monter une conférence destinée aux employeurs. À mon arrivée, presque rien n’avait été préparé et la date était à deux mois et demi. Les deux fondateurs étaient censés encadrer. L’un était rarement sur place. L’autre s’absentait sur des périodes de plus en plus longues.

Rôle

J’ai rédigé le document stratégique de la conférence, puis je l’ai suivi : plan de communication, visuels et flyers. J’ai aussi poussé un fondateur à négocier un emplacement sur le grand écran à l’entrée du parc, que nous avons obtenu, et je lui ai soumis la piste du partenariat avec l’espace de coworking. Deux autres étudiants sont arrivés après moi, et comme personne ne les encadrait, je m’en suis chargé.

Résultat

Construire et faire tourner quelque chose à partir de rien, quand les personnes censées le diriger n’étaient pas là.

2,5 Mois pour tout monter

2 Étudiants coordonnés

3 Canaux utilisés

Le travail

Pas de brief : je l’ai écrit

Rien n’avait été préparé pour la conférence. Ni positionnement, ni plan, ni support. La date étant fixée et aucune consigne ne venant d’en haut, la seule façon d’avancer était de décider ce qu’était l’événement et de l’écrire.

J’ai produit un document stratégique complet et travaillé à partir de lui. À ce moment-là, les fondateurs étaient de moins en moins présents, ce qui bloquait les décisions qui demandaient leur validation.

Livrable: Document stratégique complet
Contrainte: Aucun brief fourni

Coordonner deux personnes sans être au-dessus d’elles

Deux étudiants supplémentaires sont arrivés après moi. Ni l’un ni l’autre n’avait étudié la communication : j’avais donc plus d’expérience événementielle, mais aucune autorité hiérarchique sur eux.

Je les ai gérés d’égal à égal. Des tâches, un contrôle du travail, des indications quand il en fallait. Cela a fonctionné, mais tout reposait sur l’utilité plutôt que sur l’autorité.

Approche: Coordination entre pairs
Équipe: 2 étudiants + fondateurs

La campagne en elle-même

Pour un public de DRH et de dirigeants, le message devait porter sur la détection précoce et la prévention, pas sur le bien-être en général. C’est ce qui a orienté les livrables : des flyers imprimés, et une présence sur le grand écran à l’entrée du parc d’activités.

Le partenariat avec le coworking a suivi le même schéma. J’ai expliqué en quoi consistait l’opportunité et demandé à un fondateur d’aller leur parler. Il l’a fait, et cela a donné un partenariat pour l’événement.

Public: RH, direction
Livrables: Flyers, écran, partenariat

Ce que je ferais autrement

Cela a fonctionné, et cela aurait pu être mieux. Les fondateurs me confiaient des tâches annexes en plus de l’événement, et je les acceptais au lieu de poser mes limites. La conférence y a perdu de l’attention qu’elle méritait.

Leçon: Cadrer le périmètre dès le début

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